ต่อ ครับ แต่ยังไม่หมด ครั้งที่ 9.1

3.เลือกระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เลือกโปรแกรมที่จะพัฒนา ซึ่งโปรแกรมที่ใช้ในการพัฒนาระบบมีหลายเทคโนโลยี เช่น Lotus Notes, Web (เช่น เขียนโปรแกรม PHP, ASP, DotNet, etc. ไม่ต้องตกใจนะครับว่ามันคืออะไร ในขั้นตอนนี้เราสามารถใช้ หรือแผนก IT ของบริษัทช่วยได้ แต่ต้องทำขั้นตอนที่ 1 กับ 2 ให้เรียบร้อยเสียก่อน โดยการเลือกระบบต้องดูที่ Environment ของบริษัทว่าใช้ระบบอะไรอยู่ เช่นถ้าบริษัทไหนใช้ระบบ Lotus Notes ก็จะต้องมี User ID ในการเข้าระบบด้วย แต่ผมแนะนำให้ทำบน Web ดีกว่า4.ทำระบบ คุณอาจจะเลือกได้โดยใช้ Outsource, Mfatix Software House (http://www.mfatix.com/), IT Department, Student Trainee, Programmer Freelance หรืออื่นๆ (อย่าลืมเรื่อง Budget ก่อนการทำ e-Workflow)

e-Workflow ครั้งที่ 9

e-Workflow คืออะไรคือ การใช้ระบบสารสนเทศมาช่วยในการทำให้ระบบการอนุมัติเอกสารต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น
การจัดทำระบบ e-Workflow

1.ต้องเลือกงานที่จะนำมาทำ e-Workflow ในงาน HR นั้น มีงานเอกสารมากมาย อาทิเช่น แบบฟอร์มการขอออกไปฝึกอบรม, แบบฟอร์มการเลื่อนตำแหน่งงาน, แบบฟอร์มการลางาน และอื่นๆ อีกมากมาย ต้องเลือก Flow ที่มีผลกระทบต่อองค์การที่สุดก่อน จะได้ช่วยลดงานได้มาก

2.ศึกษาสายงานที่จะต้องอนุมัติและขั้นตอนการส่งแบบฟอร์ม เราต้องศึกษาเอกสารที่จะนำมาทำเป็น e-Workflow ว่ามีลำดับขั้นตอนการอนุมัติเป็นอย่างไร จะส่งเอกสารให้ใครก่อน เขียน Flow การอนุมัติตั้งแต่ต้นจนจบ ศึกษาระบบในสั้นที่สุดและดีที่สุด คิดถึงผลเมื่อการอนุมัติเสร็จสิ้นจะนำเอาข้อมูลไปเก็บไว้ที่ใด ข้อมูลต่างๆ ที่จะต้องเก็บข้อมูลไว้มีอะไรบ้างเช่น ต้องเก็บ ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์ติดต่อ (ออกแบบ Database)

(ยังมีอีก คับ )

ต่อ จากวันที่ 21 ครับ ผมมม ครั้งที่ 8.2

ตามกระบวนการ บางครั้งเราจะไม่ทราบว่าตอนนี้กระบวนการดำเนินการไปถึงไหน บางครั้งกระบวนการ อาจจะหยุดชะงักโดยไม่ทราบสาเหตุ เมื่อติดตามอาจจะต้องใช้เวลาในการติดตาม แต่เมื่อเรานำเอาระบบ Workflow มาใช้จะทำให้ทราบว่าตอนนี้นั้นกระบวนการได้ดำเนินการไปถึงใครหรือหน่วยงานไหน เมื่อเกิดการล่าช้าหรือหยุดชะงัก ก็สามารถที่จะติดตามในจุดที่หยุดชะงักได้ทันทีการให้บริการต่าง ๆ ในองค์กร จะทำได้รวดเร็ว โดยเฉพาะองค์กรทางธุรกิจที่จะต้องแข่งขันกับเวลา การนำเอาระบบ Workflow มาใช้จะทำให้ขั้นตอนต่าง ๆ รวดเร็วขึ้น การให้บริการต่าง ๆ ก็จะรวดเร็ว

ต่อจาก วันที 20/12 ครับ ครั้งที่ 8.1

โดยจะมีลำดับในการดำเนินการตามการบริหารงานขององค์กร เช่น การลาในองค์กร ๆ หนึ่ง อาจจะมีแนวทางการปฏิบัติ ดังนี้1) บุคลากรต้องเขียนใบลา2) ส่งต่อขออนุมัติผู้บังคับบัญชาหน่วยงาน3) ผู้บังคับบัญชาส่งให้ผู้บริหารที่สูงกว่าอนุมัติ
4) ใบลา ส่งต่อไปยังฝ่ายบุคคลในกรณีที่อนุมัติเรียบร้อยขั้นตอนต่าง ๆ ที่ยกขึ้นมากล่าวจะเป็นการลา ซึ่งจะทำให้เห็นภาพมากขึ้นในเรื่องของWorkflow ซึ่งกระบวนการลาที่ได้กล่าวนั้นอาจจะถูกออกมาเป็นกฎ ระเบียบขององค์กร เมื่อบุคลากรต้องการจะลา การติดตามงานต่าง ๆ สามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว จากเดิมถ้าเราดำเนินการต่างๆ ( ยังไม่หมดนะครับ ขอเวลาอีก 1-2 วัน จะมาเพิ่มให้นะครับ )

การนำ Workflow มาใช้งานในองค์การ ครั้งที่ 8

การนำ Workflow มาใช้งานในองค์การ องค์กรต่าง ๆ ได้พยายามที่จะนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้งานในระบบการไหลเวียนงานในองค์กรของตน เพื่ออำนวยความสะดวกในการติดตามงานต่าง ๆ การนำเอาระบบ Workflow มาใช้งานในองค์กรจะทำให้การทำงานต่างๆ สามารถที่จะติดตามและประเมินผลได้เร็วมากขึ้น โดยธรรมชาติของหน่วยงานต่างๆกระบวนการทำงานและความต้องการไม่เหมือนกัน ตัว Workflow จะเป็นตัวช่วยสร้างรูปแบบของกระบวนการที่บ่งบอกถึงขั้นตอน กฎ ความเกี่ยวข้อง ขอบเขตการรับผิดชอบของผู้กระทำ ในกระบวนการการทำงานในหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร จะมีกระบวนการการทำงานของตนเอง และอาจจะมีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่นๆ ในองค์กร ซึ่งแล้วแต่การแบ่งองค์กรและการทำงาน โดยใช้กระบวนการ การทำงานของ Workflow จะประกอบไปด้วย แนวทาง กฎ ระเบีบบ ข้อบังคับในการทำงานกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน (ยังมีต่อนะครับ โปรดติดตามกันต่อไป )

ประโยชน์ของการนำเอาระบบ Workflow มาใช้ในองค์กร ครั้งที่ 7

ประโยชน์ขององค์กรเมื่อมีการนำเอาระบบ Workflow มาใช้ในองค์กร พอสรุปได้ดังนี้
1. ลดการใช้ทรัพยากร การนำเอาระบบ Workflow มาใช้จะช่วยลดกระดาษ จากเดิมที่มีการใช้กระดาษในการดำเนินกิจกรรม เมื่อนำเอาระบบ Workflow มาใช้จะทำให้การใช้กระดาษจะลดน้อยลง นอกจากนี้ยังจะลดเวลาในการทำกิจกรรมต่าง ๆ ในกระบวนการลงจากเดิมที่เป็นอยู่
2. การติดตามงานต่าง ๆ สามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว จากเดิมถ้าเราดำเนินการต่างๆ ตามกระบวนการ บางครั้งเราจะไม่ทราบว่าตอนนี้กระบวนการดำเนินการไปถึงไหน บางครั้งกระบวนการ อาจจะหยุดชะงักโดยไม่ทราบสาเหตุ เมื่อติดตามอาจจะต้องใช้เวลาในการติดตาม แต่เมื่อเรานำเอาระบบ Workflow มาใช้จะทำให้ทราบว่าตอนนี้นั้นกระบวนการได้ดำเนินการไปถึงใคร หรือหน่วยงานไหน เมื่อเกิดการล่าช้าหรือหยุดชะงัก ก็สามารถที่จะติดตามในจุดที่หยุดชะงักได้ทันที
3. การให้บริการต่าง ๆ ในองค์กร จะทำได้รวดเร็ว โดยเฉพาะองค์กรทางธุรกิจที่จะต้องแข่งขันกับเวลา การนำเอาระบบ Workflow มาใช้จะทำให้ขั้นตอนต่าง ๆ รวดเร็วขึ้น การให้บริการต่าง

แนวทางในการเลือกใช้โปรแกรม Workflow ครั้งที่ 6

ถ้าเราจะเลือกโปรแกรม ที่สามารถใช้เป็น Workflow มาใช้ในองค์กร เราควรจะพิจารณาสิ่งต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ เพื่อที่จะเลือกโปรแกรมที่เหมาะสมกับองค์กรของเรา
1. ความสามารถที่จะนำมาใช้ได้ตรงกับ Workflow ในองค์กร หรือสามารถที่จะพัฒนาเพิ่มเติมตามที่ต้องการ
2. ระบบความปลอดภัย เป็นเรื่องที่สำคัญมากในเรื่องของระบบ Workflow โดยโปรแกรมที่พบนั้นจะมีระบบการป้องกันอยู่ 2 แบบดังนี้
2.1 ระบบความปลอดภัยในระดับระบบปฏิบัติการ นั่นก็คือโปรแกรม Workflow ตัวนี้ การกำหนดสิทธิต่าง ๆ ในกิจกรรม ของผู้ใช้ไปผูกติดกับระบบปฏิบัติการ ซึ่งถ้าระบบปฏิบัติการที่ใช้มีจุดอ่อนในเรื่องของการให้สิทธิ ก็จะทำให้เกิดความไม่ปลอดภัยในการใช้งาน
2.2 ระบบความปลอดภัยในโปรแกรม โปรแกรมที่นำมาใช้เป็น Workflow บางตัว จะมีการกำหนดสิทธิต่าง ๆ ในตัวของโปรแกรม ต่างหาก โดยบางตัวสามารถกำหนดสิทธิมาก บางตัวกำหนดได้แค่บางส่วน

3. การใช้งานจะต้องง่าย และไม่ซับซ้อน

ครั้งที่ 5

โปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือซอฟต์แวร์ Workflow ที่จะนำมาใช้ในองค์กร ปัจจุบันนี้มีอยู่มาก แต่พอจะแบ่งออกเป็นประเภทหลัก ๆ ได้ 2 ประเภท
1. ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่ถูกเขียนขึ้นมาเพื่อใช้ในองค์กรเอง

2. ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่มีอยู่ในตลาด และสามารถนำมาใช้งานได้ทันที หรือสามารถที่จะนำมาพัฒนาให้เกิดเป็นระบบงานของตนเอง

ครั้งที่ 4 (ต่อ)

2. เรื่องของกฎระเบียบการอนุมัติที่ต้องใช้ลายเซ็นต์ผู้บริหาร สำหรับองค์กรที่เป็นราชการจะประสบปัญหาในเรื่องนี้มาก เพราะมีกฏระเบียบในเรื่องของเอกสาร การนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ก็จะไม่ครบกระบวนการ นอกจากนี้ยังมีปัญหาเรื่องเกี่ยวกับลายเซ็นต์อิเล็กทรอนิกส์ ยังไม่มีในประเทศไทยทำให้การยอมรับคำสั่งการดำเนินการมีปัญหาถ้าใช้เป็นระบบคอมพิวเตอร์ แนวทางการแก้ไข ถ้าเป็นภาคเอกชนจะแก้ไขได้ง่ายกว่าภาครัฐบาล โดยการที่ผู้บริหารระดับสูงออกมาเป็นกฏระเบียบ ข้อบังคับในการปฏิบัติงาน ส่วนภาครัฐนั้นจะต้องตั้งเป็น พรบ. ขององค์กรนั้น ๆ ให้มีผลบังคับใช้ ดังเช่นที่กระทรวงการคลังได้ดำเนินการ นอกจากนี้เป็นเรื่องของผู้บริหารประเทศจะต้องรีบดำเนินการในการออกกฏหมายลายเซ็นต์อิเล็กทรอนิกส์
3. การไม่ยอมรับในระบบ ทั้งองค์กรภาคราชการและเอกชนเมื่อมีการนำเอาระบบ Workflow มาใช้นั้น อาจจะมีผู้ที่ไม่ยอมรับในระบบ เพราะเหมือนกับเป็นการตรวจสอบการทำงานของตนเอง แนวทางในการแก้ไข องค์กรจะต้องมีการประชาสัมพันธ์ และสร้างความเข้าใจถึงการนำเอาระบบ Workflow และประโยชน์ที่บุคลากรในองค์กรจะได้รับ เมื่อนำระบบนี้เข้า

ครั้งที่ 4

ปัญหาการใช้งาน ระบบ Workflow และแนวทางการแก้ไขการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้งานในเรื่องของ Workflow นั้น ส่วนมากองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนจะประสบปัญหาที่คล้าย ๆ กันกล่าวคือ1. ความไม่กระจ่าง ๆ ชัดในการดำเนินการ บางหน่วยงานนั้นจะมีปัญหาในเรื่องของอำนาจและหน้าที่ในการรับผิดชอบ จึงทำให้เกิดความสับสนในการดำเนินการ แนวทางในการแก้ไข ทางองค์จะต้องมีการแบ่งหน้าที่ต่าง ๆ ในการทำงานตั้งแต่ระดับปฏิบัติการจนถึงผู้บริหาร และจะต้องไม่มีการก้าวก่ายในหน้าที่ของคนอื่น ๆ (ยังมีต่อนะครับ)

ครั้งที่ 3

การนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ใน Workflowในการทำงานปกติในองค์กรนั้นปัญหาที่พบกันบ่อยก็คือ ไม่ทราบว่างาน ที่เข้าสู่กระบวนการตอนนี้ดำเนินการไปถึงไหน ติดอยู่ที่ไหน ทำไมเกิดความล่าช้า ปัจจุบันการใช้งานคอมพิวเตอร์ นั้นไม่ได้ใช้แบบ Standalone อีกต่อไป จะเป็นการทำงานแบบเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายทั้งในและนอกองค์กร และได้มีการนำเอาระบบ E-mail มาใช้ในองค์กร ทำให้เกิดแนวความคิดที่จะนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ เพื่อทำให้ระบบการติดตามการทำงานต่าง ๆ สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น ตรงจุดนี้จึงได้มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้งานเพื่ออำนวยความสะดวกและรวดเร็วในการทำกระบวนการบางอย่าง และนอกจากนี้ยังจะสามารถที่จะติดตามได้อีกว่า ณ.ปัจจุบัน งานนั้นไปถึงกระบวนการไหน

link twitter ครับบ = http://twitter.com/workflow3007

ครั้งที่ 2

ส่วนประกอบของ Workflowกระบวนการการทำงานของ Workflow จะประกอบไปด้วย แนวทาง กฎ ระเบีบบ ข้อบังคับในการทำงาน กิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน โดยจะมีลำดับในการดำเนินการตามการบริหารงานขององค์กร เช่น การลาในองค์กร ๆ หนึ่ง อาจจะมีแนวทางการปฏิบัติ ดังนี้1. พนักงานต้องเขียนใบลา2. ส่งต่อขออนุมัติผู้บังคับบัญชาหน่วยงาน3. ผู้บังคับบัญชาส่งให้ผู้บริหารที่สูงกว่าอนุมัติ4. ใบลา ส่งต่อไปยังฝ่ายบุคคลในกรณีที่อนุมัติเรียบร้อยขั้นตอนต่าง ๆ ที่ยกขึ้นมากล่าวจะเป็น Workflow ใช้ในกระบวนการลา ซึ่งจะทำให้เห็นภาพมากขึ้นในเรื่องของ Workflow ซึ่งกระบวนการลาที่ได้กล่าวนั้นอาจจะถูกออกมาเป็นกฏ ระเบียบขององค์กร เมื่อพนักงานต้องการจะลา ก็คือกิจกรรมหนึ่ง