วันอาทิตย์ที่ 29 พฤศจิกายน พ.ศ. 2552
ครั้งที่ 1
Workflow คือองค์ประกอบทางธุรกิจ (Business Component) ซึ่งจะสามารถอธิบายถึงแนวความคิดและวิธีการปฏิบัติงานในองค์กร หรืออธิบายง่าย ๆ คือกระบวนการทำงานต่าง ๆ ในการดำเนินงานในองค์กรให้ประสพผลสำเร็จตามความต้องการ โดยธรรมชาติของหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กรจะกระบวนการทำงานและความต้องการไม่เหมือนกัน ตัว Workflow จะเป็นตัวช่วยสร้าง รูปแบบของกระบวนการที่บ่งบอกถึงขั้นตอน กฎ ความเกี่ยวข้อง ขอบเขตการรับผิดชอบของผู้กระทำ ในกระบวนการการทำงานในหน่วยงานต่าง ๆ ในองค์กร จะมีกระบวนการการทำงานของตนเอง และอาจจะมีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่น ๆ ในองค์กร ซึ่งแล้วแต่การแบ่งองค์กรและการทำงาน
สมัครสมาชิก:
ส่งความคิดเห็น (Atom)
ระบบ Workflow หรือ E-Workflow มีประโยชน์ ต่อองค์กรในหลายด้าน ดังนี้
ตอบลบImproved efficiency - automation of many business processes results in the elimination of many unnecessary steps
Better process control - improved management of business processes achieved through standardizing working methods and the availability of audit trails
ตอบลบImproved customer service – consistency in the processes leads to greater predictability in levels of response to customers
Flexibility – software control over processes enables their re-design in line with changing business needs
Business process improvement - focus on business processes leads to their streamlining and simplification
e-Workflow คืออะไร?
ตอบลบคือ การใช้ระบบสารสนเทศมาช่วยในการทำให้ระบบการอนุมัติเอกสารต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น
การจัดทำระบบ e-Workflow
ต้องเลือกงานที่จะนำมาทำ e-Workflow ในงาน HR นั้น มีงานเอกสารมากมาย อาทิเช่น แบบฟอร์มการขอออกไปฝึกอบรม, แบบฟอร์มการเลื่อนตำแหน่งงาน, แบบฟอร์มการลางาน และอื่นๆ อีกมากมาย ต้องเลือก Flow ที่มีผลกระทบต่อองค์การที่สุดก่อน จะได้ช่วยลดงานได้มาก
ศึกษาสายงานที่จะต้องอนุมัติและขั้นตอนการส่งแบบฟอร์ม เราต้องศึกษาเอกสารที่จะนำมาทำเป็น e-Workflow ว่ามีลำดับขั้นตอนการอนุมัติเป็นอย่างไร จะส่งเอกสารให้ใครก่อน เขียน Flow การอนุมัติตั้งแต่ต้นจนจบ ศึกษาระบบในสั้นที่สุดและดีที่สุด คิดถึงผลเมื่อการอนุมัติเสร็จสิ้นจะนำเอาข้อมูลไปเก็บไว้ที่ใด ข้อมูลต่างๆ ที่จะต้องเก็บข้อมูลไว้มีอะไรบ้างเช่น ต้องเก็บ ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์ติดต่อ (ออกแบบ Database)
เลือกระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เลือกโปรแกรมที่จะพัฒนา ซึ่งโปรแกรมที่ใช้ในการพัฒนาระบบมีหลายเทคโนโลยี เช่น Lotus Notes, Web (เช่น เขียนโปรแกรม PHP, ASP, DotNet, etc. ไม่ต้องตกใจนะครับว่ามันคืออะไร ในขั้นตอนนี้เราสามารถใช้ หรือแผนก IT ของบริษัทช่วยได้ แต่ต้องทำขั้นตอนที่ 1 กับ 2 ให้เรียบร้อยเสียก่อน โดยการเลือกระบบต้องดูที่ Environment ของบริษัทว่าใช้ระบบอะไรอยู่ เช่นถ้าบริษัทไหนใช้ระบบ Lotus Notes ก็จะต้องมี User ID ในการเข้าระบบด้วย แต่ผมแนะนำให้ทำบน Web ดีกว่า
ทำระบบ คุณอาจจะเลือกได้โดยใช้ Outsource, Mfatix Software House (http://www.mfatix.com), IT Department, Student Trainee, Programmer Freelance หรืออื่นๆ (อย่าลืมเรื่อง Budget ก่อนการทำ e-Workflow)
ทดสอบระบบ หลังจากทำระบบเสร็จแล้วก็ต้องทดสอบระบบสักระยะ ให้แน่ใจว่าใช้ได้จริงๆ จึงใช้ทั้งองค์การ
ติดตามผลและปรับปรุงระบบ เมื่อใช้งานแล้วต้องรับ Feedback จากพนักงานเพื่อนำมาปรับปรุงระบบ e-Workflow ให้ดียิ่งขึ้น
ประโยชน์ในการทำ e-Workflow
ลดปริมาณกระดาษ รักษาสิ่งแวดล้อม (เมื่อไม่ใช้กระดาษ) ลดค่าใช้จ่าย เก็บข้อมูลง่าย เนื่องจากเก็บข้อมูลเป็นไฟล์ (Database) ไม่ต้องเสียพื้นที่ในการเก็บเอกสาร ประหยัดเวลา ไม่ต้องเสียเวลาเดินไปส่งเอกสาร